Пациент хочет записаться к врачу тогда, когда ему удобно: вечером, в выходной, в дороге. Если единственный способ — звонок в регистратуру, часть пациентов уходит к конкурентам, даже не дождавшись ответа. Разбираемся, сколько денег клиника теряет без онлайн-записи и как ее настроить так, чтобы администраторам стало легче, а не сложнее.
Коротко
- Онлайн-запись в клинику — это виджет на сайте, через который пациент сам выбирает филиал, врача или услугу и свободное время из расписания.
- Запись сразу попадает в медицинскую информационную систему (МИС), администратор ее проверяет и подтверждает.
- Клиника перестает терять пациентов, которые не дозвонились или обратились в нерабочее время, а нагрузка на регистратуру снижается.
Сколько пациентов теряет клиника без онлайн-записи
Разберем один обычный рабочий день частной клиники, где запись идет только по телефону.
| Что произошло | Пациентов |
|---|---|
| Не дождались ответа администратора и положили трубку | 7 |
| Пытались записаться в нерабочее время | 4 |
| Не стали звонить, потому что предпочитают записываться через интернет | 3 |
| Итого упущено за день | 14 |
14
пациентов упущено за день
42 000 ₽
недополучено за день при среднем чеке 3 000 ₽
924 000 ₽
за месяц из 22 рабочих дней
При среднем чеке 3 000 ₽ клиника недополучает 42 000 ₽ за один день. За месяц из 22 рабочих дней это уже 924 000 ₽ — и это без учета повторных визитов, которые могли бы принести эти пациенты.
Посчитайте для своей клиники: возьмите число пропущенных звонков из телефонии, добавьте обращения в нерабочее время и умножьте на средний чек.
Потери в месяц = (пропущенные звонки + обращения в нерабочее время) × средний чек
Как работает онлайн-запись пациентов: пошагово
Рассмотрим на примере виджета онлайн-записи MEDODS. Он работает на компьютере и смартфоне — на Windows, Android и iOS.
Шаг 1. Пациент выбирает филиал и врача. Если у клиники несколько филиалов, виджет сначала предложит выбрать адрес. Дальше пациент ищет врача по специальности или фамилии.
Шаг 2. Выбирает свободное время. В расписании видны только свободные интервалы — двойная запись исключена. Можно записаться к конкретному врачу, к врачу с выбором услуги или на услугу без выбора врача.
Шаг 3. Подтверждает запись. При первой записи пациент подтверждает номер телефона кодом — из СМС, мессенджера (Max, Telegram, WhatsApp) или по звонку. Это защищает расписание от спама и ложных записей.
Шаг 4. Администратор проверяет запись в МИС. Онлайн-записи выделены в расписании и получают статус «Не подтвержден». Все новые заявки собраны на отдельной вкладке «Онлайн-запись» в окне расписания, так что администратор ничего не пропустит. Подробнее — в статье «Работа с онлайн-записями в регистратуре» в Базе знаний.
Шаг 5. Пациент получает уведомление. После подтверждения пациенту приходит сообщение с датой и временем приема, а статус записи меняется в его личном кабинете.
Где разместить онлайн-запись, чтобы пациенты ее находили
Один и тот же виджет можно поставить в несколько мест — все записи все равно попадают в одно расписание.
| Канал | Как подключить | Что дает |
|---|---|---|
| Сайт клиники | Кнопка «Записаться» в шапке, на страницах врачей и услуг; скрипт открывает виджет сразу на нужном враче или услуге | Заявки с рекламы и из поиска, измеримые в системах аналитики |
| Яндекс Карты, 2ГИС, соцсети, мессенджеры | Ссылка на виджет в карточке клиники, профиле или автоответе | Запись без перехода на сайт и звонка |
| Медицинские агрегаторы | Сервис отмечается как источник в МИС | Клиника видит, откуда пришел каждый пациент |
| Партнеры и рефералы | Персональная ссылка на виджет | Реферал подставляется в запись автоматически |
| Смартфон пациента | Виджет устанавливается как приложение на Android или добавляется на экран через Safari на iPhone | Повторная запись в два нажатия |
Как поставить виджет на сайт и открыть его сразу на нужном враче — в статье «Интеграция виджета онлайн-записи с сайтом» в Базе знаний.
Как организовать онлайн-запись в клинике: чек-лист из 8 шагов
- Определите, на что открыть запись. Начните с первичных консультаций и популярных услуг. Процедуры, требующие подготовки, лучше оставить за администратором.
- Разрешите онлайн-запись врачам и услугам. Укажите исполнителей каждой услуги и распределите услуги по категориям, чтобы пациенту было проще искать.
- Настройте расписание. Для каждого интервала можно разрешить или запретить онлайн-запись — например, оставить часть окон для срочных пациентов.
- Заполните данные филиалов. Название, адрес и логотип подтянутся в виджет из справочника клиник.
- Включите подтверждение телефона и лимит записей. Ограничение числа записей на одного пациента защищает расписание от ложных бронирований.
- Добавьте юридические документы. Согласие на обработку персональных данных и политика конфиденциальности обязательны по законодательству РФ.
- Разместите виджет и подключите аналитику. Поставьте кнопки записи на сайт и настройте цели в Яндекс Метрике, чтобы видеть, какие каналы приводят записи.
- Распределите зону ответственности. Назначьте администратора, который проверяет вкладку «Онлайн-запись», и срок, за который новая запись должна быть подтверждена.
Все настройки по шагам — в статье «Настройки Medods для онлайн-записи» в Базе знаний.
Что клиника получает от онлайн-записи
- Не теряет пациентов в нерабочее время. Запись работает круглосуточно.
- Разгружает регистратуру. Меньше звонков — меньше пропущенных, а администратор уделяет больше внимания пациентам в холле.
- Привлекает новую аудиторию. Пациенты, которые не любят звонить, записываются сами.
- Удерживает пациентов. В личном кабинете пациент видит свои записи, может отменить прием и получает протоколы и результаты анализов. Родитель может записать ребенка со своего номера.
- Собирает отзывы. После приема пациенту можно отправить запрос на оценку — отзывы отображаются в виджете и работают на репутацию.
Какие метрики отслеживать после запуска
| Метрика | Где смотреть |
|---|---|
| Доля онлайн-записей от всех записей | Отчеты МИС по источникам |
| Записи в нерабочее время | Расписание и отчеты МИС |
| Пропущенные звонки до и после запуска | Телефония |
| Конверсия сайта в запись | Яндекс Метрика |
| Доля неявок по онлайн-записям | Отчеты МИС |
Онлайн-запись в MEDODS
MEDODS — медицинская информационная система для частных медицинских и стоматологических клиник, многопрофильных центров и сетей с филиалами. Онлайн-запись подключается как дополнительный модуль и работает с тем же расписанием, что и регистратура.
- Виджет на сайт с вашим логотипом и цветами, запись к врачу или на услугу
- Подтверждение номера через СМС, мессенджеры или звонок
- Личный кабинет пациента с записями, протоколами и результатами анализов
- Отзывы пациентов в виджете
- Источники записей и более 50 отчетов для анализа
У MEDODS есть бесплатный тестовый период и бесплатное обучение с выделенным менеджером. Данные из другой программы можно перенести — простой импорт бесплатен в первые три месяца. Стоимость — на странице тарифов.
Оставьте заявку — покажем онлайн-запись в работе и посчитаем, сколько пациентов она вернет вашей клинике.
Частые вопросы об онлайн-записи в клинику
Что такое онлайн-запись в клинику?
Это способ записаться к врачу без звонка: пациент сам выбирает врача, услугу и время в виджете на сайте, а запись сразу попадает в расписание МИС.
Нужен ли программист, чтобы поставить виджет на сайт?
Нет. Достаточно добавить ссылку или готовый скрипт в конструктор сайта. Скрипт позволяет открывать виджет сразу на нужном враче или услуге.
Как защититься от ложных записей?
Включите подтверждение номера телефона и ограничьте число записей на одного пациента. Администратор проверяет каждую онлайн-запись перед подтверждением.
Можно ли запретить онлайн-запись на часть времени?
Да. В расписании врача онлайн-запись настраивается для каждого рабочего интервала отдельно.
Подходит ли онлайн-запись для сети клиник?
Да. Пациент выбирает филиал в первом окне виджета, а клиника сама решает, в каких филиалах открыть запись.
Можно ли записаться со смартфона?
Да. Виджет работает на Android и iOS, его можно установить на рабочий стол телефона как приложение.
Все возможности виджета со скриншотами собраны в статье «Возможности виджета онлайн-записи» в Базе знаний.
Следите за новыми вебинарами и улучшениями продукта в наших каналах в Telegram и MAX.