Электронная цифровая подпись (ЭЦП) сотрудника — это реквизит электронного документа, который удостоверяет его подлинность и целостность. Она приравнивается к собственноручной подписи в соответствии с законодательством и машиночитаемой доверенности (МЧД).
Какие электронные подписи бывают
- Простая электронная подпись (ПЭП) — не требует использования криптографических средств защиты информации. Она реализуется с помощью кода подтверждения, который приходит на телефон или электронную почту сотрудника компании. ПЭП используется для подписания документов, которые не требуют высокой степени защиты, например, договоров на оказание услуг, заявлений на получение справок, доверенностей, отчетности и др.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — более надежный вид ЭЦП, который создается с помощью криптографических средств защиты информации. НЭП используется для подписания документов сотрудником, которые требуют более высокой степени защиты внутри компании.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый надежный вид ЭЦП сотрудника, который создается с использованием квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, выданного аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ). КЭП используется для подписания документов, которые требуют максимальной степени защиты внутри компании, например, договоров о государственных закупках, банковских документов и политик о персональных данных.
Какую ЭП разрешено применять работникам для КЭДО
Для электронного документооборота (ЭДО) между сотрудниками и руководителем внутри компании разрешено использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись (НЭП) или усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Какую ЭП разрешено использовать работодателю для КЭДО
Руководитель компании может использовать для ЭДО с сотрудниками усиленную неквалифицированную электронную подпись (НЭП) или усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП).
В чем разница между ЭП
Для каких документов подходят ЭП
ЭЦП сотрудника можно использовать для подписания любых электронных документов внутри компании, в том числе:
· договоров;
· актов;
· доверенностей;
· сертификатов;
· накладных;
· справок;
· заявлений.
Защищенность ЭП
Уровень защищенности ЭЦП сотрудника компании зависит от ее вида. КЭП обеспечивает самый высокий уровень защиты, за ней следует НЭП, а затем ПЭП. КЭП создается с использованием квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, который выдается аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ). Это гарантирует, что ЭЦП принадлежит конкретному сотруднику в компании, и документ не был изменен после подписания.
НЭП сотрудника создается с использованием криптографических средств защиты информации, но не требует использования квалифицированного сертификата. Это означает, что НЭП менее защищена, чем КЭП, но все же обеспечивает более высокий уровень защиты, чем ПЭП. ПЭП не требует использования криптографических средств защиты информации.
Выпуск ЭП
Для выпуска ЭЦП сотрудника необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ). Организация проверит личность и выдаст сертификат ключа проверки электронной подписи.
Удобство использования
С помощью ЭЦП сотрудника можно подписывать документы в любом месте и в любое время, где есть доступ к интернету, даже не в компании.
Сколько стоят ЭП
Стоимость ЭЦП сотрудника компании зависит от ее вида и УЦ, который ее выдает. Чем выше уровень защищенности, тем она дороже.
Про каждый вид ЭП подробно
Про простую электронную подпись (ПЭП)
ПЭП является наиболее простым и распространенным видом электронной подписи. Это данные, которые прикрепляются к электронному документу и позволяют идентифицировать подписанта внутри компании. ПЭП реализована с помощью пароля, кода из SMS или электронной почты.
Про простую ЭП с портала госуслуг (ПЭП Госуслуги)
ПЭП Госуслуги — это вид простой электронной подписи, которая создается и используется на сайте государственных услуг. Она привязывается к учетной записи пользователя и позволяет подписывать электронные документы, не используя дополнительных средств.
Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)
НЭП имеет более высокую степень защиты, чем ПЭП. Она создается с использованием средств электронной подписи, соответствующих требованиям Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи». НЭП позволяет идентифицировать подписанта и защищает документ от изменений после подписания.
Про неквалифицированную электронную подпись, выпущенную с помощью «Госуслуг» (НЭП Госключ)
НЭП Госключ — это вид неквалифицированной электронной подписи, которая выпускается на сайте государственных услуг. Она соответствует требованиям Федерального закона №63-ФЗ и позволяет подписывать электронные документы на портале и в сторонних системах вне организации.
Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)
КЭП является самым надежным видом электронной подписи. Она создается с использованием сертифицированных средств электронной подписи и соответствует требованиям Федерального закона №63-ФЗ. КЭП позволяет однозначно идентифицировать подписанта и защищает документ от изменений после подписания.
Примеры документов, подписанных электронными подписями
· Договоры.
· Акты.
· Отчеты.
· Сертификаты.
· Доверенности.
· Заявления.
· Соглашения.
· Распоряжения.
· Уведомления.
Как ЭП выбирают работодатели
Перед тем, как получить и оформить МЧД, руководители организаций должны учитывать следующие факторы:
- юридическая действительность — ЭП соответствует требованиям законодательства и имеет юридическую силу;
- удобство использования — электронная подпись должна быть простой в использовании внутри организации и не требовать сложных технических знаний;
- интеграция — ЭП легко интегрируется с существующими системами управления документами и кадрового учета в организации;
- безопасность — электронная подпись обеспечивает высокий уровень безопасности для защиты конфиденциальных данных;
- стоимость — затраты на использование ЭП должны быть разумными и соответствовать бюджету организации.
Выбор правильной электронной подписи имеет решающее значение для ИП, стремящихся оптимизировать процессы и повысить эффективность организации. Учитывая потребности учреждения, изучая варианты и тщательно оценивая характеристики, можно выбрать ЭП, которая соответствует требованиям к безопасности, удобству использования, интеграции и стоимости.