Электронный документооборот — это система передачи, обработки, хранения документов в электронной форме. Современные технологии предлагают способы взаимодействия с информацией.
Виды документооборота по способу организации
- Линейный. Предполагает последовательную передачу от одного сотрудника к другому, образуя цепочку. У каждого участника организации есть время на обработку, после чего передает сведения следующему исполнителю. Это простой и понятный метод, но у него есть ряд недостатков: сроки исполнения, риск потери данных.
- Параллельный. Предполагает одновременное рассмотрение информации несколькими участниками организации. Этот вид оборота сокращает время на обработку, повышает точность исполнения обязанностей, за счет одновременной работы нескольких сотрудников. Однако способ требует сложной инфраструктуры контроля или координации.
- Смешанный. Это комбинация линейного и параллельного оборота, в зависимости от типа бумаг, уровня важности. Этот вид оборота оптимизирует процессы обработки с учетом специфики информации, сроков исполнения.
Виды ЭДО по назначению
Управленческий
Управленческая система участвует в организации внутренних процессов, взаимодействия между руководящими должностями, менеджерами, сотрудниками. Он обеспечивает оперативное информационное взаимодействие, позволяя быстро передавать, обрабатывать отчеты, инструкции или другую информацию внутри компании.
При помощи управленческого ЭДО координируются бизнес-процессы, цели, контролируется выполнения, а также принятие оперативных решений на основе текущей информации. Этот вид системы повышает эффективность работы менеджмента, дает возможность оперативного реагирования на изменения внутри компании или внешних рыночных условий.
Бухгалтерский
Бухгалтерская система представляет собой средство автоматизации бухгалтерского учета, отчетности. Он позволяет эффективно обрабатывать, передавать счета-фактуры, платежные поручения, отчеты о доходах и расходах.
Бухгалтерский документооборот сокращает время на обработку, учет. Метод предотвращает ошибки, связанные с ручным вводом данных, обеспечивает сохранность, защиту финансовой информации. Он также повышает прозрачность, надежность бухгалтерского учета, упрощает взаимодействие с контрагентами, соблюдает правовые требования в области бухгалтерского учета.
Кадровый
Кадровая система — это инструмент для автоматизации управления персоналом, кадровыми процессами в организации. Он отвечает за электронное формирование, передачу, утверждение, хранение кадровой документации: договоры, приказы о приеме на работу, отпусках, отчеты о рабочем времени, а также личные данные сотрудников.
Кадровый документооборот упрощает процессы управления персоналом, увеличивает прозрачность, безопасность хранения кадровой документации, сокращает бумажную работу, уменьшает вероятность ошибок. Благодаря этому, ресурсоемкие или трудоемкие процессы управления кадрами становятся более эффективными, легко контролируемыми.
Проектный
Проектный ЭДО предназначен для организации, координации ведения проектов в организации. Он включает функции управления проектами, планы, задачи, согласования, обсуждения и другие проектные аспекты.
Проектная система упорядочивает проект, сокращает время на решения, повышает прозрачность, контролируемость процессов ведения проектов. Он также обеспечивает взаимодействие участников проекта, обмена информацией, управления ресурсами проекта.
Архивный
Архивный документооборот представляет собой систему для электронного хранения, управления архивной документацией организации. Он обеспечивает долгосрочное сохранение, доступ к электронным копиям отчетов, договоров и другой информации, соблюдая при этом требования по юридической сохранности, конфиденциальности.
Архивная технология снижает затраты на хранение бумажной документации, повышает эффективность поиска, извлечения информации из архива, а также обеспечивает защиту от потери или порчи. Этот тип предназначен для информационной безопасности, соответствия правовым требованиям по хранению документации.
Виды документооборота по типу правовых отношений
Внутренний документооборот
Внутренний документооборот (ВДО) — это система обмена информацией внутри организации. Этот вид охватывает передачу, утверждение, исполнение, архивирование данных, связанных с внутренними бизнес-процессами компании.
ВДО включает все типы документов, относящихся к текущей деятельности организации: от служебных записок, приказов до отчетов, инструкций. Он направлен на оптимизацию внутренних коммуникаций, контроля, управления бизнес-процессами, а также обеспечения прозрачности внутри компании.
ВДО обеспечивает передачу, обработку информации между подразделениями компании, упрощает принятие управленческих решений, повышает оперативность, надежность выполнения бизнес-процессов. Он также обеспечивает хранение, поиск информации, связанной с внутренними операциями компании, что необходимо в повседневной работе организации.
Внешний документооборот
Представляет собой технологию обмена информацией между организацией с внешними контрагентами, партнерами, клиентами, государственными органами или другими сторонами. Этот вид используют для установки, поддержки внешних отношений компании.
Технология охватывает передачу, обработку различных типов документации: договоры, счета-фактуры, отчеты, договора поставки, акты выполненных работ, другие документы, оформленные в соответствии с правовыми или бизнес-нормами.
Технология направлена на обеспечение эффективного взаимодействия с внешними структурами, сокращение времени на согласование, исполнение протоколов, улучшение контроля за выполнением обязательств, соблюдение юридических норм и требований.
Электронная система обеспечивает оперативную передачу, обработку данных между компаниями. Технология снижает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом информации, обеспечивает защиту, сохранность документации в ходе коммерческих или правовых отношений.
Документооборот с госорганами
Данный ЭДО включает обмен данными между организациями и государственными органами. Этот процесс регулируется законодательством, требует строгого соблюдения формальностей и процедур: правильное оформление документов, соблюдение сроков и порядка подачи документации.
Взаимодействие с государственными органами предполагает использование различных типов документации: заявления, отчеты, протоколы, приказы и др. Каждый документ имеет свою специфику или предназначен для решения определенных задач.
Государственные органы осуществляют контроль и надзор за соблюдением законодательства в области документооборота. В случае возникновения спорных ситуаций, возможно обращение в суд. Суд рассматривает спорные вопросы, выносит решение, которое является обязательным для всех сторон.
5 причин перейти на электронный документооборот
- Экономия времени и ресурсов. Переход на ЭДО экономит время, которое тратится на поиск, обработку, хранение бумажных носителей. Электронные системы обеспечивают доступ к информации, автоматизируют бизнес-процессы: рассылка документов, сортировка, архивация. Это ускоряет рабочий процесс, снижает потребность в физических хранилищах для бумаг, что влечет за собой экономию финансовых ресурсов.
- Улучшение контроля и управления. Электронные системы предоставляют инструменты для контроля за документацией. Можно отслеживать статус каждого документа, узнать, кто и когда его просматривал или изменял. Такой контроль упрощает процесс управления, обеспечивает прозрачность, позволяет быстро реагировать на изменения.
- Повышение безопасности информации. Электронная документация защищена с помощью специальных технологий методов: шифрование, двухфакторная аутентификация, контроль доступа. Это обеспечивает более высокий уровень безопасности информации по сравнению с бумажными аналогами, которые могут быть утеряны, украдены или случайно повреждены. Электронные системы позволяют создавать резервные копии данных, что обеспечивает их сохранность даже в случае сбоев или катастроф.
- Увеличение мобильности и доступности. Технология делает документы доступными в любое время или в любом месте, где есть доступ к интернету. Это необходимо для сотрудников, работающих удаленно, а также для компаний, у которых филиалы в разных регионах или странах. Мобильность документации ускоряет принятие решений, позволяет быть в курсе изменений, не теряя времени на пересылку бумаг.
- Соответствие стандартам и требованиям. Все больше компаний и государственных органов переходят на электронные форматы документации. ЭДО соответствует требованиям эффективности, безопасности, экологичности. Переход на электронный формат помогает компании находиться на вершине рынка, соответствовать международным стандартам, привлекать клиентов, которые ценят цифровые сервисы. Внедрение такой технологии показывает современность предприятия.